6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu ile elektronik işlemler ve bilgi toplumu hizmetleri çerçevesinde anonim şirketlerin genel kurullarının fiziki ortamda yapılmasının yanında elektronik ortamda yapılabilmesi olanağı da sunulmuştur. Belirtildiği üzere; arzu eden şirketler, gerekli koşulları sağlayarak genel kurul toplantılarını elektronik ortamda da yapabilme imkânına sahip olmuştur. Pay senetleri borsaya kote şirketlerin ise genel kurul toplantılarını elektronik ortamda yapmaları zorunludur.
TTK madde 1527 ile genel kurul toplantılarının fiziki olarak yapılması ortadan kalkmamış, fiziken yapılan toplantıya elektronik yöntemle katılmak için yasal zemin düzenlenmiştir. Bu amaçla; Merkezi Kayıt Kuruluşu (MKK) tarafından hazırlanan “Elektronik Genel Kurul Sistemi (EGKS)” 1 Ekim 2012 tarihinde borsa kote şirketlerin tüm ortaklarına hizmet vermeye başlamıştır. Borsaya kote şirketler, EGKS platformu ile hazırlık işlemlerinden başlayarak her türlü işlemi elektronik yöntemle gerçekleştirebilirler.
Elektronik Genel Kurul Sistemi’nin uygulanacak olduğu anonim şirketlerin esas sözleşmelerinde, EGKY 5. Maddesi’nde belirtilen şu hükmün yer alması gerekir:
“Genel kurul toplantısına elektronik ortamda katılım: Şirketin genel kurul toplantılarına katılma hakkı bulunan hak sahipleri bu toplantılara, Türk Ticaret Kanununun 1527 nci maddesi uyarınca elektronik ortamda da katılabilir. Şirket, Anonim Şirketlerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara İlişkin Yönetmelik hükümleri uyarınca hak sahiplerinin genel kurul toplantılarına elektronik ortamda katılmalarına, görüş açıklamalarına, öneride bulunmalarına ve oy kullanmalarına imkân tanıyacak elektronik genel kurul sistemini kurabileceği gibi bu amaç için oluşturulmuş sistemlerden de hizmet satın alabilir. Yapılacak tüm genel kurul toplantılarında esas sözleşmenin bu hükmü uyarınca, kurulmuş olan sistem üzerinden hak sahiplerinin ve temsilcilerinin, anılan Yönetmelik hükümlerinde belirtilen haklarını kullanabilmesi sağlanır.”
Elektronik ortamda genel kurul toplantılarına katılım ve oy kullanılmasına imkân sağlayacak olan anonim şirketler, yukarıdaki sözleşme hükmünü değiştirmeden bu metni esas sözleşmelerine eklemekle yükümlüdür. Esas sözleşme hükmünü ekleyen şirketler, yapılacak olan her genel kurul toplantısında elektronik ortamda katılıma ve oy kullanımına imkân sağlamak zorundadır.
Elektronik Ortamda Genel Kurul Öncesi Yapılması Gerekenler
Anonim Şirketlerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara İlişkin Yönetmelik madde 6 gereğince;
“Türk Ticaret Kanunu’nun 1527. maddesi uyarınca EGKS’yi uygulayacak şirketlerin; Genel kurul toplantılarına ilişkin Kanun ve esas sözleşme gereği yapılması zorunlu olan çağrıları, genel kurul öncesi hak sahiplerinin incelemesine sunulması zorunlu olan belgeleri ve toplantı gündemine ilişkin olan belgeleri; güvenli elektronik imzalı olarak Kanunda öngörülen süreler içinde Elektronik Genel Kurul Sisteminde hak sahiplerinin erişimine hazır bulundurmaları zorunludur.”
Hak sahiplerinin genel kurul toplantısına elektronik ortamda katılma isteklerini EGKS vasıtasıyla bildirmeleri gerekir. Temsilcinin genel kurula katılması halinde kimlik belgesinin EGKS’ne kaydedilmesi şarttır. Ayrıca temsilcinin toplantıya fiziken katılacağı durumlarda da yetkilendirme EGKS vasıtasıyla yapılabilir.
Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurul Toplantısına Katılım Ve Bu Konudaki Kurallar
Hak sahipleri veya temsilcileri, genel kurul toplantılarına elektronik ortamda katılmaları durumunda bunu, ilgili genel kurul tarihinden iki gün öncesine kadar EGKS üzerinden bildirmekle yükümlüdür. Borsaya kote şirketlerde bu süre bir gün olarak düzenlenmiştir.
Elektronik ortamda genel kurul toplantısına katılım için sisteme giriş, genel kurul başlama saatinden bir saat önce başlayıp, başlama saatine beş dakika kalaya kadar devam edecektir.
Elektronik ortamda nasıl görüş açıklanacağı ve nasıl oy verileceği hususunda da bazı düzenlemeler mevcuttur. Hak sahibi veya temsilcisi, görüşülmekte olan gündeme ilişkin görüşünü EGKS üzerinden yazılı olarak iletebilme imkânına sahiptir. Her bir görüş metni en fazla 600 karakter içermekle birlikte her bir gündem maddesi için en fazla iki adet görüş iletilebilir. Gündem maddelerine ilişkin oylamalar her iki ortamda katılan hak sahipleri için aynı anda başlar, oylar sadece beş dakika içinde gönderilmelidir.
Elektronik Ortamda Genel Kurul Anında Yapılması Zorunlu Olan İşlemler
Anonim Şirketlerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara İlişkin Yönetmelik ile bu konu detaylı olarak düzenlenmiştir. Yönetmeliğin 8. maddesi ile belirtildiği gibi; “Genel kurula elektronik ortamda katılım, hak sahiplerinin veya temsilcilerinin güvenli elektronik imzaları ile EGKS’ye girmeleriyle gerçekleşir.”
Genel kurul toplantısı fiziken başlatılan saatte elektronik ortamda da başlatılmak zorundadır. Genel kurul toplantısına elektronik ortamda katılan hak sahibi veya temsilcisi görüşlerini de elektronik olarak iletip, oylarını EGKS üzerinden kullanırlar. Gündem maddesine ilişkin oylar değiştirilemez. Oylama sonucu toplantı başkanına yine EGKS üzerinden iletilir.
Elektronik Genel Kurul Sisteminde Alınan Şirket Genel Kurul Kararlarının Tescil Ve İlanı
Anonim Şirketlerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara İlişkin Yönetmelik’in 12. Maddesi’nde belirtildiği üzere;
“Hazır bulunanlar listesi ve toplantı tutanağı toplantı bitiminde Bakanlık temsilcisine elektronik belge taşımaya ve saklamaya elverişli bir ortam içerisinde de teslim edilir.”
İlgili yönetmelik madde 14/2’de belirtildiği gibi;
“ EGKS üzerinden oluşturulan belgeler; toplantı başkanlığını oluşturan üyeler, şirket yöneticileri ve Bakanlık temsilcisi tarafından güvenli elektronik imza ile de imzalanabilir.”
Aynı yönetmeliğin “geçici hüküm” başlığı altında düzenlenen maddesine göre ise;
“Bakanlıkça, genel kurula ilişkin belgelerin EGKS tarafından MERSİS’e elektronik ortamda aktarılması uygulamasının başlatılmasına kadar genel kurul belgeleri toplantı bitiminde, toplantı başkanı tarafından, Bakanlık temsilcisinin kurumsal elektronik posta adresine veya Kayıtlı Elektronik Posta hesabına gönderilir veya elektronik belge taşımaya ve saklamaya elverişli bir ortam içinde Bakanlık temsilcisine teslim edilir.”
KAYNAKÇA:
Soner Altaş, Genel Kurul Toplantısını Online Yapacak Anonim Şirketlerin Uyması Gereken Esaslar, Mali Çözüm Dergisi, Temmuz – Ağustos 2013
Leyla Berber, Ümit İhsan Yayla, Elektronik Genel Kurullar Türkiye Uygulaması, Regesta Ticaret Hukuku Dergisi, 2012
Tayfun Ercan, Yeni Türk Ticaret Kanunu’nun Getirdiği Başlıca Yenilikler ve Mali Hukuka Etkileri, Adalet Yayınevi
AV. MERVE TURNAOĞLU